令和2年度財政援助団体等監査結果報告・措置状況（五島市防犯協会 外2団体）

公表日

令和3年2月26日

措置状況公表日

令和3年10月27日

監査結果・措置状況

• 監査結果の全文（PDF：438KB）
• 措置状況の全文（PDF：405KB）

監査の対象

対象団体及び所管部局

1. 五島市防犯協会負担金
   ア  財政援助団体   五島市防犯協会
   イ  所管部局   総務企画部（総務課）
2. 五島長崎国際トライアスロン大会負担金
   ア  財政援助団体   五島長崎国際トライアスロン大会実行委員会
   イ  所管部局   地域振興部（スポーツ振興課）
3. 五島市花いっぱい運動推進協議会事業費補助金
   ア  財政援助団体   五島市花いっぱい運動推進協議会
   イ  所管部局   建設管理部（管理課）

対象項目

令和元年度に財政的援助（補助金又は負担金）を与えている団体の当該財政的援助に係る出納その他の事務の執行

監査の主な実施内容

監査の実施に当たっては、あらかじめ財政援助団体及び所管部局から財務関係資料、関係帳簿及び証拠書類の提出を求め、その内容について審査し、疑義不明の事項について財政援助団体及び所管部局職員から説明を聴取し、監査を実施した。

監査の結果

上記のとおり監査した限りにおいて、次の指摘事項及び指導事項を除き、監査の対象となった財政援助団体の当該財政的援助に係る出納その他の事務の執行が当該財政的援助の目的に沿って行われていることが認められた。

(1)   五島市防犯協会負担金

財政援助団体：五島市防犯協会

指摘事項	講じた措置
ア   五島市防犯協会負担金について 五島市防犯協会（以下「防犯協会」という。）は、予算の歳出総額に対する歳入額の不足額として、市から1,025,000円の負担金の交付を受けて活動を行っており、令和元年度歳入歳出決算において、役務費及び地域安全活動費の執行残並びに予備費の未執行により繰越金257,238円が生じている。市に求める負担金の額については、予備費を例年どおりの額とするなど予算額を精査して多額の繰越金が生じないよう減額されたい。	事業計画及び予算額を精査編成し、令和3年度については、市への負担金は請求しておりません。
イ   補助金の交付等について 防犯協会から他の団体に対し補助金を交付しているが、当該補助金に関する規程がなく事業の目的、対象事業の内容等を確認できない。補助金の交付に関する規程を整備し、事業の内容、対象経費、使途の適正性、効果等について確認するとともに、必要に応じて補助金を見直されたい。 また、防犯協会から補助金の交付を受けている団体で、市からも補助金の交付を受けているものがあるので、事業内容等が重複していないか精査するとともに、当該団体の代表が、防犯協会の会長と同一人であるから、民法（明治29年法律第89号）第108条の双方代理に関する規定に留意されたい。	令和3年2月16日付けで補助金交付要領を定め、事業内容等について確認を行いました。 また、防犯協会及び市から補助金を受けている福江地区町内会連合会については、重複する補助がないことを審査確認しました。双方代理に関する規定については、今後の申請等行為について、副会長を補助金交付申請者とすることとしました。
ウ   分担金について 電光掲示板及び啓発用ポスター作成費の分担金については、関係団体と協議して決定したとのことであるが、防犯協会として意思決定した書類等がないので、分担金の根拠等を明確にして決裁を受けるべきである。	今後は協議内容を記録するとともに、防犯協会としての意思決定文書を作成し、決裁により分担金の根拠を明確にします。
エ   物品出納簿の整備について 切手を購入しているにもかかわらず、金券（切手等）を購入し、又は使う際に記入する物品出納簿が整備されていない。五島市準公金取扱事務処理規程（平成27年五島市訓令第4号。以下「準公金規程」という。）第6条第1項第4号の規定に基づき保管の適正化に努めるとともに、同条第2項第2号の規定に基づく物品出納簿を整備されたい。	経理規程を定め、物品出納簿を作成し改善しました。
オ   備品管理台帳の整備について 軽自動車を所有しているにもかかわらず、備品を購入した場合に記入する備品管理台帳が整備されていない。準公金規程第6条第2項第3号の規定に基づく備品管理台帳を整備されたい。	備品管理台帳を整備し改善しました。

所管部局：総務企画部（総務課）

指摘事項	講じた措置
ア   防犯協会負担金について 市は、防犯協会に1,025,000円の負担金を交付しており、防犯協会の令和元年度歳入歳出決算において、役務費及び地域安全活動費の執行残並びに予備費の未執行により繰越金257,238円が生じている。財政援助団体の決算に多額の繰越金がある場合には、負担金の必要性及び金額を精査して適正なものとされたい。	事業の執行状況を常に確認し、事業計画の縮小や中止が決まった時点で、不用見込額を返納させるよう事務の改善を図りました。
イ   準公金の取扱いについて 防犯協会の現金等を準公金として取り扱うことについては、準公金規程第3条第4項が「取扱いが必要な理由等を付して、所管係又は班の属する課及び室等の長の決裁を受けるものとする。」と規定するところ、当該決裁を受けていない。 防犯協会の準公金を取り扱う総務企画部総務課は、準公金規程を所管する部局であるから、準公金規程に基づき適正な事務処理を行われたい。 また、防犯協会は経理に関する規程を定めていないので、準公金規程第3条第5項の規定により、防犯協会に対して当該規程を定めるよう指導されたい。	準公金規程第3条第4項に規定する、準公金として取り扱う必要がある理由について、令和3年2月16日付けで総務課長の決裁を受けました。 また、五島市防犯協会経理規程を定め、令和3年6月3日開催の理事会に報告し承認を受けています。
ウ   準公金の管理について 準公金規程第6条第3項の規定では、帳簿は、年1回以上、当該事務に従事していない職員による点検を受けなければならないとなっている。また、この場合において、点検職員、点検時期、点検方法、点検結果の報告等の具体的実施方法については、所管課等の長が別に定めることとなっているところ、市は、点検についての具体的実施方法を定めておらず、当該事務に従事していない職員による点検を受けていない。内部統制が有効に機能するよう準公金規程第6条第3項の規定に基づき事務処理されたい。	帳簿については危機管理班係長が4半期ごとに点検を行うものとし、点検結果については総務課長へ報告するよう改善を図りました。
エ   職務専念義務の免除の承認について 防犯協会の事務に従事するに当たり、当該事務が五島市組織規則（平成16年五島市規則第4号。以下「組織規則」という。）第4条第1項の分掌事務及び職員の事務分担表に定められておらず、五島市職員の職務に専念する義務の特例に関する条例（平成16年五島市条例第32号）第2条の規定による職務に専念する義務の免除の承認を受けていない。 職員は、地方公務員法（昭和25年法律第261号）第35条に「法律又は条例に特別の定がある場合を除く外、その勤務時間及び職務上の注意力のすべてをその職責遂行のために用い、当該地方公共団体がなすべき責を有する職務にのみ従事しなければならない。」と規定され、五島市職員の職務に専念する義務の特例に関する条例第2条に「公益を目的とする団体、委員会等の業務に報酬を得ないで非常勤として従事する場合においては、あらかじめ任命権者又はその委任を受けた者の承認を得て、その職務に専念する義務を免除されることができる。」と規定されているから、防犯協会に関する事務について職員の事務分担表等に記載することにより市の事務として取り扱うことを明らかにし、又は当該事務に従事することについて職務に専念する義務の免除の承認を受けられたい。	分掌事務及び係（班）員事務分担表に明示しました。

(2)   五島長崎国際トライアスロン大会負担金

財政援助団体：五島長崎国際トライアスロン大会実行委員会

指摘事項	講じた措置
ア   正当債権者以外のものへの支払について 正当債権者から受領の権限を受任したことを証する書類等（以下「委任状等」という。）を徴することなく、正当債権者と異なる名義の口座に消耗品代を支出している。後の紛争を避けるためにも、委任状等を徴すべきである。	正当債権者以外の口座へ支出することは原則行わないこととし、やむを得ず正当債権者以外の口座へ支出する場合は、委任状等を徴したうえで処理するようにしました。
イ   旅行の依頼について 旅行の内容を記載した書面により旅行の依頼を行うことなく、旅費を支出している。旅行を依頼するときは、当該旅行の内容を明確にするため、書面により旅行を依頼したうえで旅費を支出されたい。	旅費を支出する場合は、書面による旅行依頼をするようにしました。
ウ   翌年度大会参加料の当年度予算への計上について 平成30年度に収入した翌年度大会の選手参加料（以下「翌年度大会参加料」という。）の収入金については、平成30年度の調定伝票を起票せず、五島長崎国際トライアスロン大会実行委員会会計規則（以下「会計規則」という。）に定めのない収入命令書により平成31年度の収入金として起票しており、平成30年度の予算及び決算に計上していない。 会計規則第2条は、会計年度について「毎年4月1日に始まり翌年3月31日に終わるものとする。」と規定し、会計規則第7条は、収入の調定について「実行委員会の収入の原因となる行為をしようとするときは、調定伝票によりあらかじめ会計責任者の決裁を受け、収納しなければならない。」と規定しているから、平成30年度の収入金である翌年度大会参加料は、平成30年度の予算に計上して調定伝票で受け入れ、令和元年度に前年度繰越金として処理すべきである。 また、収入事務を収入命令書により行うのであれば、会計規則に収入命令書を規定するよう改正されたい。	会計規則の会計年度期間を11月から翌年10月に見直し、参加料は大会開催年度の会計に受け入れることとします。また、会計規則に収入伺いを規定し運用することとします。会計規則は、9月開催予定の総会に提出し改正する予定としています。
エ   会計経理について 平成30年度に収入した翌年度大会参加料の出納簿が整備されていない。翌年度大会参加料については、準公金規程第6条第2項に準公金の出納及び管理の状況を明らかにするために出納簿を整備すると規定されているから、出納簿を整備すべきである。	会計規則の会計年度期間を見直し、大会開催年度の会計に参加料収入を受け入れる予定としており、当該年度の出納簿に計上する予定としています。
オ   負担行為事項の伺いについて 負担行為事項の伺いについて、会計規則第8条が「予算を執行しようとするときは、あらかじめ支出負担行為伺書により会計責任者の決裁を受けなければならない。」と規定しているところ、契約を締結しているにもかかわらず、支出負担行為伺書を起票することなく、会計規則に定めのない支出負担行為決議書兼支出命令書で支出しているものが複数見受けられた。会計規則に基づき、支出負担行為伺書を起票し、会計責任者の決裁を受けるべきである。 また、契約の締結を伴わない支出事務を会計規則に定めのない支出負担行為決議書兼支出命令書により行っているが、会計規則に定める会計帳簿のほかに本件帳票で支出事務を行うのであれば、本件帳票を会計規則に定めるよう改正されたい。	会計規則第8条を、契約書等を作成したものについての規定に改正し、該当する業務等の一覧表を作成したうえで、支出負担行為伺書により会計責任者の決裁を受けるようチェック体制を徹底します。また、会計規則に支出伺を定めて運用する予定としております。
カ   契約事務について 契約書に印紙が貼付されていないもの、契約保証金について決裁伺いに記載がないもの、契約書の印鑑と請求書の印鑑が相違しているものが散見された。契約事務については、準公金規程第5条第2項に基づき、五島市財務規則（平成16年五島市規則第43号）を参考に事務処理すべきである。	五島市財務規則に準じて事務処理を行うよう指導しました。また、支出負担行為伺と支出伺の様式を改正して、契約事務に係るチェック項目欄を設け事務の改善を図る予定としております。

所管部局：地域振興部（スポーツ振興課）

指摘事項	講じた措置
ア   準公金の管理について 準公金規程第6条第3項の規定では、帳簿は、年1回以上、当該事務に従事していない職員による点検を受けなければならず、この場合において、点検職員、点検時期、点検方法、点検結果の報告等の具体的実施方法については、所管課等の長が別に定めることとなっているところ、当該事務に従事していない職員による点検を受けてはいるものの、点検についての具体的実施方法を定めていない。 内部統制が有効に機能するよう、点検についての具体的実施方法を定められたい。	点検職員、点検時期、点検方法、点検結果の報告については、次のとおり定めました。 点検職員：スポーツ振興課市民スポーツ班係長 点検時期：4月末・7月末・10月末 点検方法と結果：職員点検チェック表による確認結果を会計責任者へ提出する。
イ   職務専念義務の免除の承認について 五島長崎国際トライアスロン大会実行委員会（以下「実行委員会」という。）の事務に従事するに当たり、当該事務が組織規則第4条第1項の分掌事務及び職員の事務分担表に定められておらず、五島市職員の職務に専念する義務の特例に関する条例第2条の規定による職務に専念する義務の免除の承認を受けていない。 職員は、地方公務員法第35条に「法律又は条例に特別の定がある場合を除く外、その勤務時間及び職務上の注意力のすべてをその職責遂行のために用い、当該地方公共団体がなすべき責を有する職務にのみ従事しなければならない。」と規定され、五島市職員の職務に専念する義務の特例に関する条例第2条に「公益を目的とする団体、委員会等の業務に報酬を得ないで非常勤として従事する場合においては、あらかじめ任命権者又はその委任を受けた者の承認を得て、その職務に専念する義務を免除されることができる。」と規定されているから、実行委員会に関する事務について職員の事務分担表等に記載することにより市の事務として取り扱うことを明らかにし、又は当該事務に従事することについて職務に専念する義務の免除の承認を受けられたい。	分掌事務及び係（班）員事務分担表に明示しております。

(3)   五島市花いっぱい運動推進協議会事業費補助金

所管部局：建設管理部（管理課）

指摘事項	講じた措置
ア   準公金の管理について 準公金規程第6条第3項の規定では、帳簿は、年1回以上、当該事務に従事していない職員による点検を受けなければならないとなっている。また、この場合において、点検職員、点検時期、点検方法、点検結果の報告等の具体的実施方法については、所管課等の長が別に定めることとなっているところ、市は、点検についての具体的実施方法を定めておらず、当該事務に従事していない職員による点検を受けていない。内部統制が有効に機能するよう準公金規程第6条第3項の規定に基づき事務処理されたい。	事務に従事していない地籍調査班係長により、4半期に1回（6月末、9月末、12月末、3月末）、帳簿点検表に基づき、預金通帳、収入支出伝票、収入支出整理簿との突合を行うようにしました。 また、点検結果について、経理責任者（管理課長）に帳簿点検表を提出して報告するよう是正しました。

 意見

監査を行った中で、検討を要する事項が認められましたので、次のとおり意見を付しました。

五島市防犯協会

ア   監査について

監査については、監事により決算の監査が実施されており、決算の表示が予算執行等の財務の状況を正確に表現しているかという正確性の観点からの監査が行われているところである。
準公金規程第7条第2項は、「監事には実査を行える者を充てるなど、チェック機能が実効性あるものとなるよう努めるものとする。」と規定しているから、監査に当たっては、預金通帳と収入支出整理簿との突合を行うこと等により、会計経理が適正に処理されているかという合規性の観点から実査ができるような体制整備に取り組まれたい。

イ   収入の確保等について

防犯協会は、市からの負担金を令和元年6月18日に収入したことから、平成31年4月16日請求の軽自動車車検代を令和元年6月18日に、平成31年4月22日請求のポスター作成費を令和元年6月20日に、令和元年5月9日請求の軽自動車税を同年6月25日にそれぞれ支払っており、支払が遅延している。
その原因は、令和元年度の理事会を令和元年6月3日に開催したため、令和元年度予算の成立が遅れ負担金の請求が遅くなったことによるものである。したがって、理事会を早く開催し、予算の早期成立を受けて負担金を請求することとされたい。また、予算が成立するまでの予算の執行方法について、規約に定めるなどの措置を検討されたい。

五島長崎国際トライアスロン大会実行委員会

ア   契約事務について

契約事務については、限られた職員の中で短期間で現場を準備しなければならず、大会準備の品質を確保するために、随意契約に関する会計規則第17条第2項第5号の「これまでの信用実績等を考慮して会計責任者が特に定めた場合には、見積書の徴収の省略をすることができる。」という規定を適用して、特命随意契約を締結しているものが散見された。更に「会計責任者が特に定めた場合」の定めもなく運用し、毎年度行う契約を同一業者に発注している。
その理由は、6月に開催する大会の準備を当該年度の4月から開始するため、契約から事業完了まで人員及び時間に余裕がないので、競争入札に付することができず、複数の見積りを徴する状況にないからとのことである。しかしながら、(1)ウにおいて述べたとおり、翌年度（令和元年度）大会参加料の収入金は、当年度（平成30年度）の歳入予算に計上して処理すべきであるから、当該歳出予算に翌年度（令和元年度）大会開催のための経費を計上することができるものである。翌年度大会開催のための予算を当年度大会の予算と別会計にして、開催準備に早期に着手すること等により、業務量の平準化を検討されたい。
また、会計規則は、第16条において「実行委員会に関する契約は、随意契約の方法により締結する」と定めているが、準公金規程は、第5条第2項において「契約に際しては、財務規則を参考とし、入札又は見積合わせなどにより競争性を確保するとともに、契約先が特定の業者に偏ることのないよう努めるものとする。」と規定するから、会計規則を改正して競争入札を導入すべきである。
なお、契約手続きに際しては、競争入札とできないかを十分に検討し、やむを得ず随意契約の方法による場合は、随意契約のデメリットである受注機会が広く与えられない、相手方が固定化し公正な取引を阻害するおそれがある、競争原理が働かず契約金額が高止まりするなどといったことを十分認識したうえで、負担金の原資が市民からの貴重な税金であることを踏まえ、市民に理解を得られるよう経済性と透明性の確保に努められたい。

イ   監査について

監査については、監事により決算の監査が実施されており、決算の表示が予算執行等の財務の状況を正確に表現しているかという正確性の観点からの監査が行われているところである。
準公金規程第7条第2項は、「監事には実査を行える者を充てるなど、チェック機能が実効性あるものとなるよう努めるものとする。」と規定しているから、監査に当たっては、預金通帳と収入支出整理簿との突合を行うこと等により、会計経理が適正に処理されているかという合規性の観点から実査ができるような体制整備に取り組まれたい。

地域振興部（スポーツ振興課）

ア   負担金の支出の時期について

大会参加料としての多額の預金があるにもかかわらず、負担金を5月に2回に分けて前金で支出しているが、実行委員会の財源に余裕があるときに公金を前金払しなければならない理由はないから、預金が少なくなる時期に支出することを検討されたい。

五島市花いっぱい運動推進協議会

ア   監査について

監査については、監事により決算の監査が実施されており、決算の表示が予算執行等の財務の状況を正確に表現しているかという正確性の観点からの監査が行われているところである。
準公金規程第7条第2項は、「監事には実査を行える者を充てるなど、チェック機能が実効性あるものとなるよう努めるものとする。」と規定しているから、監査に当たっては、預金通帳と収入支出整理簿との突合を行うこと等により、会計経理が適正に処理されているかという合規性の観点から実査ができるような体制整備に取り組まれたい。

イ   事業の推進について

市全域にわたる花いっぱい運動を推進するため、特に支所地区における事業展開策を講じられたい。

まとめ

理事会で予算が成立するまで市からの負担金が交付されないため、現金が不足し、車検代等の支払いが遅延している団体があった。このように、予算が成立するまでの間に現金が不足し支払ができない事態に陥ることは、他の団体でも起こり得るから、総会、理事会等を早く開催し、予算の早期成立を受けて負担金を請求することとし、又は予算が成立するまでの予算の執行方法について、規約等に定めるなどの措置を検討されたい。

準公金規程では、準公金の取扱いに係る基本方針として、「準公金は、市の所有に属さないことを踏まえ、その管理は団体によって行われるよう事務の移管に努めるものとする」としたうえで、団体の事務を市の職員が公務の一環として行うことに公益性が認められる場合など、やむを得ない事情により市の職員が団体の現金等を準公金として取り扱う場合は、適正な管理を行うとともに、その出納について透明性の確保に努めるものとしているところ、準公金等を取り扱う関係職員は、市の会計上の審査を受けることなく現金等の取扱いを行っており、紛失や盗難などの事件や事故の発生リスクを抱えている。このため準公金規程は、第6条第3項において「帳簿は、年1回以上、当該事務に従事していない職員による点検を受けなければならない。この場合において、点検職員、点検時期、点検方法、点検結果の報告等の具体的実施方法については、所管課等の長が別に定める。」と定めているところであるが、今回監査した3団体は、点検の具体的実施方法を定めていなかった。準公金の取扱いにおいては、団体の事務局職員としての責任だけでなく市の管理責任が問われることになるので、不正防止や事故防止の必要性を認識し、速やかに内部牽制機能の強化を図られたい。

また、準公金の取扱いについては、本来、団体が行うことが基本とされているものの、監査の手続き、帳簿書類等を監査した限りにおいては、団体の役員等は出納業務、記帳業務等の経理業務に積極的に関与していない状況にある。さらに、団体内部の監査は、当該団体の現金等が適正に管理されているかチェックするためのものであるから、このチェック機能が弱いと事故等のリスクが高くなる。不正行為、違法行為、処理ミスの発生を防止するためにも、準公金規程に基づき、監事には実査を行える者を充てるなど、チェック機能が実効性あるものとなるよう体制整備に取り組まれたい。