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令和3年度例月財務監査結果報告・措置状況(令和3年3月分)

更新日:2022年5月6日

公表日

令和3年6月25日

措置状況公表日

  • 令和4年2月18日 市長の部局
  • 令和4年4月27日 教育員会の部局

監査結果・措置状況


監査の対象

一般会計、特別会計及び歳入歳出外現金並びに水道事業会計の令和3年3月分の収入及び支出に関する会計伝票

監査の主な実施内容

例月出納検査に併せて、毎月提出される会計伝票から抽出し、収入及び支出の有効性、効率性、経済性、合規性等の観点から監査した。

監査の結果

上記のとおり監査した限りにおいて、次の指摘事項及び指導事項を除き、監査の対象となった財務に関する事務は法令に適合し、正確に行われ、最少の経費で最大の効果を挙げるようにしていることが認められた。


(1)市税の収納金の指定金融機関への払込みについて

市民生活部税務課

指摘事項 講じた措置
令和3年3月3日に市民生活部税務課窓口において分任出納員Aが納税義務者Cから収納した市税49,500円については、翌日、同課で集約して指定金融機関に払い込むことになっていたことから、分任出納員Aが同日休暇を取得することとしていたため、同月3日に、当該収納した税金、納付書及び集計表を封入して糊付けした封筒を職員Bに渡して、翌日指定金融機関に払い込むよう依頼したところ、同者は当該封筒を収納バッグに入れたまま指定金融機関に払込みをしなかった。このため、同月19日に納税義務者Cに対して既に納付された本件市税の督促状が発付された。

同月25日、一斉催告書の発付状況を確認した際に、税システムの交渉情報記録一覧において本件市税が納付済みであるにもかかわらず、納付状況画面では未納の状態となっていたことから、本件収納金が指定金融機関に払い込まれていないことが発覚し、同月26日に指定金融機関に払い込まれるまでの23日間、分任出納員Aが職員Bに預けたときと同様、糊付けした封筒が同者の収納バッグに入れたままの状態であることが確認された。

その原因について、職員Bは、同月3日に、分任出納員Aから当該収納した税金等を封入して糊付けした封筒を預かり、翌日指定金融機関に払い込むよう依頼されたこと及び当該封筒を収納バッグに保管したことを失念していたと弁明するのみである。なお、分任出納員Aが、職員Bに依頼した収納金が指定金融機関に払い込まれているか確認しなかったことも、覚知が遅れた一因である。

五島市財務規則(平成16年五島市規則第43号)第106条は、「会計管理者等において領収した現金は、堅固な容器の中に保管し、翌日までに指定金融機関等に払い込まなければならない。」と規定するから、今後は、このような事態が発生しないよう、公金の適正な管理のためのチェック体制を強化するなど、適正な事務処理に努められたい。

さらに、本件収納金が指定金融機関に払い込まれるまで23日間という長期間を要していること及び既に納付された市税について督促状が発付されたことは、収納金の取扱いについて疑念を抱かせるだけでなく、納税者の信頼を大きく損なうものである。
再発防止の対応策として、次のとおり改善措置を講じ取り組んでおります。
1 分任出納員は自身が収納した現金及び納付済通知書に基づき税目毎、現年度分、滞納繰越分毎にエクセルシートに件数及び金額を入力する。
2 分任出納員はエクセルシートに入力した情報を基に日計表を印刷し、現金、納付済通知書と一緒に耐火金庫に保管る。
3 翌日、集計担当者に日計表、現金、納付済通知書を渡す。
集計担当者は各分任出納員から提出された日計表、現金、納付済通知書を確認するのみであったが、収納金の有無に関わらず各分任出納員へエクセルに入力させる(収納金が無い場合も0円で入力)ことで、分任出納員の収納状況を一括で確認できるようなった。
4  集計担当者は各分任出納員が入力した日計表の内容をチェックする。
入力の内容で収納金の有無が確認できるため、市金庫への納付漏れがなくる。
5 集計担当者は、各分任出納員の日計表を集約した全体の日計表、納付済通知書、現金及び金種表を市金庫への払込担当者(管理係)に渡す。
6 払込担当者は日計表、納付済通知書、現金及び金種表を確認後、市金庫へ納付する。

(2)福江島開発総合センターの営利を目的とする使用料について

教育委員会岐宿分室

指摘事項 講じた措置
福江島開発総合センターを営利、営業宣伝その他これらに類する目的で利用する場合(以下「営利目的で利用する場合」という。)の使用料(以下「営利を目的とする使用料」という。)は、別表に掲げる使用料(以下「通常の使用料」という。)の2倍とすると定められている(五島市福江島開発総合センター条例(平成16年五島市条例第229号)別表備考第3項)ところ、令和3年3月26日に営利法人事業所の岐宿店が福江島開発総合センターを利用した際、教育委員会岐宿分室は、利用許可申請書の利用目的の行事名の欄に「会議」と記載され、その内容の欄には記載がなかったが「地域に対する奉仕の精神を学ぶ道徳学習」であることを口頭で確認し、その内容が「社会人としての知識教養の向上を図ることが目的であり、直接的な利益に結びつかない」と判断して、同条例別表備考第3項の規定による営利を目的とする使用料を徴収せず、通常の使用料を徴収している。

一方、令和3年3月17日に同一営利法人事業所の福江店が福江文化会館を利用した際には、教育委員会福江文化会館は、利用許可申請書の利用目的の行事名の欄に「生涯学習セミナー」と記載され、その内容の欄に「道徳学習(社員研修)」と記載されていることから、その内容は、営利企業が社員を人材育成する目的に利用するのであるから、五島市福江文化会館条例(平成16年五島市条例第252号)別表第1項の表備考第2項に規定する営利目的で利用する場合に該当するとして、別表第1項の表に掲げる使用料の額の2倍の額を徴収しており、営利を目的とする使用料の取扱いに相違がある。

ここにおいて、両者の相違は、営利目的で利用する場合の解釈・判断から生じたものであるところ、「営利」とは、物品販売等を通じて収益を上げることそのものではなく、構成員の経済的利益を追求し、団体の利益を構成員が分配すること(特定人にその収益を帰属させること)であると解されており、企業が行う社内会議、社員研修、講習会、福利厚生等もこれに該当するとされていることから、福江文化会館の判断は是認できる。

これを本件についてみると、福江島開発総合センターの利用目的の行事名の欄に記載されている営利法人事業所岐宿店の社内(・・)「会議」及び口頭で確認したその内容の欄の社員(・・)を(・)対象(・・)と(・)した(・・)「地域に対する奉仕の精神を学ぶ道徳学習」は、企業が行う社内会議であり、社員研修又は講習会であるから、福江島開発総合センターを営利目的で利用する場合に当たることになる。

したがって、本件使用料は、五島市福江島開発総合センター条例別表備考第3項の規定により1,760円となるところ、880円を納付させているから、不足額880円が生じているので、速やかに追加徴収されたい。また、本件のほかに営利目的で利用する場合に該当するものがなかったか精査のうえ、適正に措置されたい。

本件は、教育委員会の内部組織において、営利目的で利用する場合の解釈に相違が生じたものであるから、教育委員会事務局、分室及び教育機関等の連携を密にして、その取扱いに相違が生じないよう明確な運用基準を設け、条例に基づく適正な使用料の徴収に努められたい。
また、福江島開発総合センターの利用許可申請書の利用目的の内容の欄は、使用の許可及び使用料を判断するためのものであるから、具体的に記載させるべきである。
今回指摘の事案について不足額880円については追加徴収を行いました。また、本件の他に営利目的で利用する場合に該当するものはありませんでした。今後、教育委員会内で連携を密にし、取扱いに相違が生じないよう努めます。

また、福江島開発総合センターの利用許可申請書の記載につきましては、各欄の必要性がわかるようにマニュアルを更新し、記載内容の充実に努めます。

(3)町内会等業務委託について

市民生活部市民課

指導事項 講じた措置
 
町内会等業務委託については、令和元年度まで町内会長を非常勤の特別職に位置づけて市の業務の一部を委嘱し、報酬を町内会長である個人に支払っていたが、地方公務員法及び地方自治法の一部を改正する法律(平成29年法律第29号)による地方公務員法(昭和25年法律第261号)の一部改正により、特別職の任用要件の厳格化が図られたため、令和2年度から町内会長を五島市特別職の職員で非常勤のものの報酬及び費用弁償条例(平成16年五島市条例第38号)の規定から削除し、五島市町内会等業務委託要綱(令和2年五島市告示第20号)を制定して、市が行う事務の一部を町内会等(町内会又は複数の町内会で組織する団体をいう。以下同じ。)に委託して委託料を支払うこととした。

そこで市は、令和2年4月1日に町内会等と市が行う事務の一部の委託に関する契約(以下「業務委託契約」という。)を締結し、同年7月と令和3年3月に前金払により委託料を支払っているが、契約の相手方である町内会等が法律上のいわゆる権利能力なき社団であることを確認することなく業務委託契約を締結し、委託料の支払先が当該町内会等の名義でない場合においても委託料を支払っている。

自治会、町内会等については、最高裁判所昭和42年10月19日第一小法廷判決が、普通地方公共団体の区域に属する特定地域の住民によって結成された任意団体であって、当該地方公共団体の下部行政区画でも、財産区でもなく、その役員の選出、役員会及び総会の運営、財産の管理、事業の内容等につき規約を有し、これに基づいて存続・活動しているものは、法人格のない社団としての実体を有するものと認めることができると判示し、最高裁判所昭和39年10月15日第一小法廷判決が、法人にあらざる社団が成立するためには、団体としての組織を備え、多数決の原則が行われ、構成員の変更にかかわらず団体が存続し、その組織において代表の方法、総会の運営、財産の管理等団体としての主要な点が確定していることを要すると判示している。

したがって、市は、町内会等に規約、会則等の提出を求め、権利能力なき社団としての要件を満たしていることを確認したうえで業務委託契約を締結し、委託料の支払先が当該町内会等の名義であることを確認したうえで委託料を支払うべきである。なお、町内会等が、権利能力なき社団としての要件を満たさない場合には、当該町内会等の長である個人と業務委託契約を締結したことになるから、委託料は、当該個人名義の預金口座等に支払うこととなる。もっとも、権利能力なき社団としての要件を満たさない場合には、五島市町内会等業務委託要綱の適用を受けることはない。

ところで、市は、町内会活動の手引き(令和3年3月初版)を発行し、業務委託についての留意事項として、振込先口座は町内会等名義の口座への振込みとなること及び会則の参考例を記載して町内会等に配布しているが、町内会等名義の口座の開設及び会則の制定がなされていない町内会等があるので、公金の適正な処理を図るため、これらの開設及び制定について指導すべきである。

町内会等名義の口座開設につきましては、2つの町内会が町内会等名義の口座を開設しておりませんでしたが、既に開設の手続きを行っております。

≪措置が完了していない項目≫
町内会等の会則の制定がなされていない町内会等につきましては、規約・会則等の整備していただくよう文書により依頼を行い、既に規約・会則等が整備されている町内会等については、写しの提出をいただいております。未整備の町内会等には、年度内の制定・提出をお願いしているところです。

 (4)水道の給水中止に係る事務処理について

水道局水道課

指導事項 講じた措置
水道の給水中止に係る事務処理について、次のような事案があった。

  • 事案1
令和2年
6月22日使用者Aから、電話で給水の中止が申請された。
6月23日市が、閉栓処理を行った。
しかし、水道料金システムの設定誤りにより、閉栓処理後も検針が行われ、水道料金を請求した。
7月使用者Aが、市に無断で開栓して水道を使用した。
9月中旬使用者Aから、給水の中止を申請した後も水道料金の請求が来ていると問い合わせがあった。
9月18日市が、再度、閉栓処理を行った。
これにより、水道料金システムの設定誤りにより、令和2年8月請求分から同年10月請求分までの水道料金を請求し、納付されていたこと及び使用者Aが無断で水道を使用していたことが判明した。
したがって、使用者Aには同年8月請求分の水道料金は還付せず、同年9月請求分及び同年10月請求分の水道料金を還付することとした。
令和3年
3月末使用者Aから、令和2年9月請求分及び同年10月請求分の水道料金の還付について問い合わせがあった。
これにより、還付処理がなされていないことが判明した。
4月12日水道料金1,980円を還付した。

  • 事案2
令和2年
7月14日使用者の代理人Bから、電話で給水の中止が申請された。
これを受電した職員は、給水中止申請書を作成しなかった。
9月使用者の代理人Bから、給水の中止を申請した後も水道料金の請求が来ていると問い合わせがあった。
12月使用者の代理人Bから、給水の中止を申請した後も水道料金の請求が来ていると、2度目の問い合わせがあった。
令和3年
4月16日使用者の代理人Bから、給水の中止を申請した後も水道料金の請求が来ていると、3度目の問い合わせがあった。
これにより、閉栓処理が行われていないため、令和2年9月請求分から令和3年4月請求分までの8か月間、水道料金を請求していることが判明した。
使用者が令和2年7月14日以降は水道を使用していないことが確認されたため、同日に遡及して閉栓処理を行った。なお、これらの請求による納付はなかった。

  • 事案3
令和2年
12月18日使用者Cから、電話で給水の中止が申請された。
これを受電した職員は、給水中止申請書を作成したが、供覧しなかった。
令和3年
3月30日使用者Cから、給水の中止を申請した後も水道料金の請求が来ていると問い合わせがあった。
12月18日に使用者Cから給水の中止を受電した職員は、再度給水中止申請書を作成し、供覧した。
これにより、閉栓処理が行われていないため、令和3年2月請求分及び同年3月請求分の水道料金を請求していることが判明した。なお、これらの請求による納付はなかった。

これらの事案の原因は、水道料金システムの設定を誤ったこと、還付処理を怠ったこと、給水中止申請書の作成を怠ったこと及び作成した給水中止申請書の供覧を怠ったことにある。

電話による給水中止の申請については、平成30年度例月出納検査において、今後も閉栓漏れの問題が発生することが懸念されるので、その手続が担保されるような体制及び申請方法の整備を講じるよう指導し、その後、措置が講じられていたにもかかわらず、不適正な事務処理が行われている。

再度、事務処理の方法を見直し、職員のコンプライアンス研修を行う等により内部統制体制を整備し、市民から信頼を得られるよう、適正な事務処理に努められたい。
今回の事務処理遅延については、同じような事での事務処理の失念が原因です。

業務班全員に、電話受付をした際はその時の電話内容をシステムのメモ欄に入力することを徹底しました。

担当者においては、これまでの事務処理の失念が続いたことから、総務課人事班とも協議をし、毎日ノートに記録することを習慣化させ、日々の仕事内容、電話対応を記録させて、進捗状況や具体的な内容を確認するよう指導しました。また、週に1回程度面談を行い、記録、報告、相談の徹底を行っており、精神的な面でのサポートをし、フォローしていきます。
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このページに関する問い合わせ先

監査委員事務局 監査係

郵便番号:853-8501
長崎県五島市福江町1番1号(本庁舎)

直通電話:0959-72-6152
ファクス番号:0959-74-1994(代表)

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