令和5年度例月財務監査結果報告・措置状況（令和5年4月分）

ア  ふるさと納税に関する業務委託契約について

総務企画部政策企画課（以下「政策企画課」という。）は、令和3年6月4日に、ふるさと納税事務に係る業務において、ふるさと納税ポータルサイト運営事業者（以下「本件事業者」という。）とふるさと納税に関する業務委託契約（以下「本件契約」という。）を締結している。本件契約書の第13条第1項は、「本契約の有効期間は、末尾記載の本契約締結日より本契約締結日が属する当年の翌年3月末日までとする。ただし、期間満了の3ヵ月前までに甲乙（五島市と本件事業者）から文書による本契約の変更又は更新しない旨の申入れがない場合、本契約は同一条件にて更に1年間自動的に更新されるものとし、以後同様とする。」と規定している。これは、いわゆる自動更新条項であり、これにより、本件契約は、期限到来とともに次年度の予算を義務付ける内容となっている。

政策企画課によると、本件契約については、単年度契約を結ぶことを前提に契約事務を行っており、次年度以降は本件事業者が運営するポータルサイトを継続して使用する確約がないため、令和4年度及び令和5年度において、債務負担行為を設定することなく契約を更新しているとのことである。

契約書上の自動更新条項と債務負担行為に関しては、「地方財務実務大全」によると、業務委託契約書上の自動更新条項については、翌年度に支出が義務づけられる決定をその前年度に行うことと同義であり、債務負担行為として予算で定める（議会の議決）必要があるとしている。また、地方自治法第232条の3は、「普通地方公共団体の支出の原因となるべき契約その他の行為（これを支出負担行為という。）は、法令又は予算の定めるところに従い、これをしなければならない。」と規定しており、第214条は、「歳出予算の金額、継続費の総額又は繰越明許費の金額の範囲内におけるものを除くほか、普通地方公共団体が債務を負担する行為をするには、予算で債務負担行為として定めておかなければならない。」と規定している。

これを本件についてみると、政策企画課は、本件契約について、本件事業者と単年度契約を結ぶことを前提に契約事務を進めていたとのことであるが、令和4年度の本件契約の更新に当たっては、債務負担行為による予算措置を講じずに、本件契約の自動更新条項に基づき、契約の更新を行っている。

自治体予算は予算単年度主義をとっており、複数年の契約は原則的には認められていないが、地方自治法第214条の規定に基づく債務負担行為又は第234条の3に基づく長期継続契約によって、例外的に複数年契約が可能となる。

したがって、本件契約は、自動更新条項を定めているが、地方自治法第232条の3の規定により自動更新条項を設けることはできないから、本件契約の更新に当たっては、自動更新条項を削除し、単年度契約に改めるか、次年度以降にわたって支出を伴う契約を締結する場合は、債務負担行為を設定し、予算措置を講ずるべきである。また、次の契約についても、同様の事案が見受けられるので、併せて契約内容を見直されたい。

(ア)ふるさと納税支援業務委託契約書
(イ)ふるさと納税ポータルサイト利用契約書
(ウ)特別出店に関する覚書（ふるさと納税）
(エ)ふるさと納税参加申込書
(オ)本件契約書以外のふるさと納税に関する業務委託契約書

イ  銀行派出窓口派遣に関する業務委託について

会計課は、令和4年4月1日に、銀行派出窓口派遣業務において、指定金融機関（以下「本件金融機関」という。）と五島市派出事務取扱に関する協定（以下「本件協定」という。）を締結している。本件協定書の第8条第1項は、「この協定の有効期間は、令和4年4月1日から令和5年3月31日までとする。ただし、期間満了2カ月前までに甲または乙（五島市と本件金融機関）から別段意思表示がないときは、さらに1年間有効とし、以後もこの例による。」と規定している。これは、いわゆる自動更新条項であり、これにより、本件協定は、期限到来とともに次年度の予算を義務付ける内容となっている。

会計課によると、本件協定については、自動更新条項を含む契約等について債務負担行為を設定しなければならない認識がなかったため、令和4年度の本件協定書の自動更新条項に基づき、令和5年度において、債務負担行為の設定をすることなく協定を更新しているとのことである。

本件協定についても、アの理由により、自動更新条項を設けることはできないから、本件協定の更新に当たっては、自動更新条項を削除し、単年度の協定に改めるか、次年度以降にわたって支出を伴う協定を締結する場合は、債務負担行為を設定し、予算措置を講ずるべきである。 

[総務企画部政策企画課]
令和6年度より、自動更新条項を削除し、単年度契約に改めることとし、各ポータルサイト運営事業者と協議を進めております。ただし、（ウ）特別出店に関する覚書（ふるさと納税）については、協議を実施したところ、自動更新条項を除く有期の契約を認めない（自社契約書様式の変更を認めない）とのことであったため、現在の契約を継続しながら債務負担行為を設定します。

本件のような特殊事例については、処理方法について課内で十分に協議を行い地方自治法、財務規則等にのっとり、適正な事務処理に努めてまいります。

[会計課]
令和5年9月1日付けで自動更新条項を削除し、単年度協定に改めました。

本件のような特殊事例については、処理方法について課内で十分に協議を行い地方自治法、財務規則等にのっとり、適正な事務処理に努めてまいります。