令和5年度例月財務監査結果報告・措置状況（令和5年9月分）

市民生活部市民課（以下「市民課」という。）の職員Aは、令和5年7月30日（日曜日）に市役所本庁守衛室に届出があった死亡届、埋火葬許可書、異動届及び浄富苑使用料10,000円（以下「本件使用料」といい、以下これらを「届出書等」と総称する。）が封入されている封筒を、同月31日（月曜日）の午前8時15分に守衛室で警備員から受け取った。

市役所本庁が閉庁しているときは、守衛室の警備員が届出書等の有無を確認した後、「時間外・休日戸籍受付簿」に押印し、案件ごとに封入する扱いとなっている。

職員Aは、市民課窓口の自席に着席して警備員から受け取った封筒を開封し、届出書等の有無を確認して、「時間外・休日戸籍受付簿」に押印した。そして、窓口業務に従事するため、受け取った死亡届に関する業務（以下「本件死亡届の業務」という。）を中断し、届出書等及び封筒をクリアファイルに入れ、自席の机の上に置いた。

その後、職員Aは、窓口業務の合間に本件死亡届の業務を再開し、死亡届及び埋火葬許可書を確認のうえ、死亡届及び作成した住民異動届をクリアファイルに入れて住民基本台帳担当者に渡した。また、本件死亡届の業務で不要となった異動届及び封筒はシュレッダーで裁断し、埋火葬許可書は埋火葬許可台帳に綴った。なお、市民課は、同日の午後5時30分に、レジスターによってレシートに印字された額とレジスターに入金された額が一致していたため、収納した現金の確認を終えている。

令和5年8月1日、市民課は、火葬場の使用料の調定処理を行う際、埋火葬許可台帳に綴られた埋火葬許可書と収納金額が一致するのを確認した。

令和5年9月19日、市民課は、市民生活部生活環境課から火葬場の使用件数等と調定額及び収納金額とが一致していないとの指摘を受けたため、埋火葬許可台帳を確認したところ、本件使用料についての調定処理（以下「本件調定処理」という。）がなされておらず、本件使用料が未納となっており、亡失していることが発覚した。

令和5年9月29日、市民課は、本件調定処理を同年8月1日付けで行い、職員Bは、同年10月31日に、未納になっている本件使用料相当額を自費により納付している。

本件使用料については、本件調定処理の際に埋火葬許可書を確認しているにもかかわらず、再交付分等と使用料が納付された旨がレジスターによって印字されていないものとの区別がないため、本件使用料の亡失が覚知されていなかったので、埋火葬許可書に、再交付分等であるものはその旨を記載すべきである。また、収納した金額と埋火葬許可書の突合は、火葬場の使用料を収納した当日に行うべきである。

ところで、五島市公金取扱マニュアル（会計課作成・令和3年10月14日更新版）の10項には、各課等において「公金取扱いマニュアル」を作成する旨記載されているところ、市民課は、当該マニュアルを作成していない。窓口における公金の取扱いについては、他の窓口業務と並行して行う場面があることから、市民課の「公金取扱いマニュアル」等を整備するとともに、公金の亡失等がないよう組織内で管理体制を再点検し、複数の職員が関与する方策を講じるなど、適正な収納管理を行われたい。

なお、市民課が本件使用料の亡失の原因を究明できなかったため、職員Bが自費により本件使用料相当額を納付し、本件調定処理を行った収入科目「使用料及び手数料」に収入しているが、当該納付された金銭は債務者（浄富苑の使用者）が納付したものではないから、市は、収入した本件使用料相当額を職員Bに返還すべきである。

火葬場の使用料については、収納した当日の業務終了後、収納した金額とレジスターにより印字された埋火葬許可書との突合を複数の職員で行うとともに、レジスターへ登録する必要のない再交付分の埋火葬許可書には、「再交付」と朱書きすることで、当日収納分と区別するよう、事務改善を図りました。

また、今回の指摘を受け、「市民課公金取扱マニュアル」を作成し、公金の取扱いの重要性の認識を高めるとともに、マニュアルに沿った管理を行うよう、所属職員に周知しました。