令和6年度例月財務監査結果報告・措置状況（令和6年2月分）

令和6年2月分の会計伝票等を精査したところ、支出事務について、次のような事案があった。

事案1

地域振興部文化観光課（以下「文化観光課」という。）は、業者Aから消耗品を購入し、令和5年12月22日に5,170円の請求書を受領した。同日、文化観光課は、誤って業者Bを債権者とする支出負担行為決議書兼支出命令書（以下「兼命令書」という。）を起票し、決裁を受けた後、会計課に送付した。会計課は、当該兼命令書を審査したが、債権者を誤っていることに気付かず、令和6年1月5日に支払が完了した。

令和6年2月14日に業者Bから、請求していない5,170円が振り込まれている旨の連絡が会計課にあり、債権者の誤りが判明したことから、文化観光課にその旨を伝え、文化観光課は、業者Bに誤払い金の返還を依頼した。

令和6年2月16日に、業者Bから誤払い金5,170円が市に返還され、同月20日に市は、消耗品の代金5,170円を正当債権者である業者Aに支払っている。

事案2

令和5年12月11日、市立玉之浦小学校（以下「玉之浦小学校」という。）は、学校教育研究事業費の消耗品について、業者Cから31,680円の請求書（以下「当初の請求書」という。）を受領し、履行確認を行った後、教育委員会事務局学校教育課（以下「学校教育課」という。）に送付した。その後、学校教育課は、その内容を研究費出納簿に記載した後、同月18日に同事務局教育総務課（以下「教育総務課」という。）に当初の請求書で兼命令書の起票を依頼し、同月26日に業者Cへの支払が完了していた。

ところが、玉之浦小学校は、30,000円以上の支出については事前に学校教育課に連絡しなければならなかったことに気付き、業者Cに当初の請求書を2枚に分けて再発行するよう依頼して、令和6年1月9日に19,140円の請求書と12,540円の請求書（以下これらを「再発行の請求書」と総称する。）を受領し、履行確認を行った後、学校教育課に送付した。その後、学校教育課は、研究費出納簿と再発行の請求書との突合を行うことなく、教育総務課に対し、同月11日に19,140円の請求書で、その翌日に12,540円の請求書でそれぞれ兼命令書の起票を依頼し、同月19日に19,140円が、同月23日に12,540円が業者Cに支払われた。

令和6年1月24日に業者Cから、消耗品の代金が重複して入金されている旨の連絡が学校教育課にあり、二重払いが判明したことから、学校教育課は、業者Cに過払い金の返還を依頼した。

令和6年1月26日に、業者Cから19,140円及び12,540円が市に返還されている。

債権者を誤ったことによる誤払い及び二重払いによる過払いについては、上記事案のほか、令和元年度以降、誤払いが1件、過払いが4件発生している。また、会計管理者によると、支出負担行為及び支出命令の確認の段階で、1会計年度に数件確認され、支出負担行為担任者又は支出命令権者に返付しているとのことである。

ところで、地方自治法第232条の5第1項は、「普通地方公共団体の支出は、債権者のためでなければ、これをすることができない。」と規定し、五島市財務規則（平成16年五島市規則第43号。以下「財務規則」という。）第53条第1項第4号は、支出命令権者は正当債権者であることを確認した上で支出命令書又は兼命令書を作成し、請求書又は支出調書等支出に必要な書類を添えて会計管理者に送付しなければならないと規定している。また、会計管理者は、地方自治法第170条第2項第6号及び第232条の4第2項の規定並びに財務規則第50条及び第54条の規定により、支出負担行為及び支出命令の確認を行うこととされている。

したがって、支出負担行為及び支出命令については、過誤払が生じることがないよう、その内容を十分確認の上、正当債権者に正当な金額を支出すべきである。

[会計課]
審査の際は、内容について地方自治法、財務規則等に則り、十分に確認の上、正当債権者に正当な金額を支出するよう、適正な事務処理に努めます。

[地域振興部文化観光課]
担当者は、過誤払いが生じることがないよう、受領した請求書に「支出科目、支出内容、債権者名」を記載した付箋を貼付した上で、庶務担当者に請求書を渡すよう事務改善を図りました。

また、担当係長が伝票をチェックする際は、「債権者名、振込先口座、住所等の債権者情報」について、目視のみによる見落としを防ぐため、声出し確認を行っております。


[教育委員会事務局学校教育課]
今回指導の事案について、学校教育課及び市立小中学校の内部統制を図るため、下記の取り組みを行いました。

1. 各学校で履行確認を行う際、金額、内訳の確認を徹底するよう校長会で指導した。
2. 学校が物品の発注をするときは、発注の内容・業者名・金額を事前に学校教育課担当へメール等で連絡することとした。
3. 学校教育課担当は、研究費出納簿の記載についてこれまで記載していた金額、残高の記載のみでなく、不十分であった請求内容等についても記載することとした。また、履行確認がされた請求書が学校教育課へ届いたら、担当と係長以上で研究出納簿と照らし合わせ支出に不備がないようにした。
4. 研究指定校に対する説明において、研究費の活用、支出方法や対応に関する詳細な説明を徹底することとした（指導主事からの研究に係る概要説明に加え、研究費支出の流れを示したフローチャートを用いて、校長・研究主任に説明を行うこととした。）